Il verbale dell’assemblea condominiale è un documento che serve a riassumere, in maniera semplice senza tanti sillogismi o forme burocratiche, l’esito dell’assemblea condominiale e le decisioni prese. È compito dell’amministratore redigere e inviare il documento ai condomini assenti nei giorni successivi alla conclusione dell’incontro, ma è sempre preferibile trasmetterlo a tutti i residenti dell’edificio.

Il verbale dell’assemblea condominiale deve essere esaustivo e dettagliato. Devono essere riportati:

• i nomi dei partecipanti e le relative quote di proprietà rappresentate;
• il numero di deleghe conferite;
• gli argomenti all’ordine del giorno che vengono discussi;
• eventuali variazioni nella partecipazione dei condomini durante l’assemblea;
• i quorum richiesti per ogni votazione;
• la data e l’ora di inizio e di conclusione dell’incontro.

È essenziale che il verbale sia chiaro e completo, in modo che ogni aspetto dell’assemblea sia documentato in modo accurato. Un verbale poco chiaro o incompleto potrebbe essere contestato e impugnato entro il consueto termine di trenta giorni e dunque soggetto a possibile annullamento.

Il verbale di assemblea condominiale va trascritto in un registro: anche un semplice quaderno va bene visto che non sono richieste formalità particolari e non serve bollatura.

È compito dell’amministratore condominiale conservare i documenti relativi all’edificio, sia in riferimento al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio, fatta eccezione per i condomini per i quali si redige verbale di assemblea condominiale senza amministratore. In questo caso, spetta a tutti i condomini, in particolar modo al facente funzione.

Di solito il verbale di assemblea viene inviato tramite raccomandata. Nel caso di assenza dal domicilio, la consegna della notifica del verbale deve essere considerata simile a quella di un atto giudiziario. Pertanto, se eseguita tramite il servizio postale senza consegna a mano al destinatario o al suo delegato, si perfeziona solo dopo dieci giorni dal momento in cui l’avviso di giacenza viene inserito nella cassetta delle lettere del destinatario (legge n. 892/1982).

Il valore legale del verbale dell’assemblea condominiale

Il verbale di assemblea condominiale ha natura di scrittura privata. Stando a quanto stabilisce la Cassazione con sentenza numero 11375 del 2017, la scrittura costituisce prova legale soltanto in ordine alla provenienza delle dichiarazioni da parte di chi lo ha sottoscritto (il presidente ed il segretario). Non vi è dunque alcuna attestazione di veridicità in ordine a tutto il contenuto della scrittura privata. Per contestare il contenuto del verbale è possibile ricorrere a qualsiasi mezzo probatorio e non è dunque necessario proporre “querela di falso”. Se, ad esempio, uno dei condomini vuole far valere in giudizio la circostanza che le votazioni hanno avuto un esito differente da quello riportato nel verbale, è possibile darne prova con ogni mezzo.

Il ruolo dell’amministratore di condominio

L’amministratore di condominio è la figura chiave di un condominio: si occupa di coordinare gli inquilini di uno stabile, possiede funzioni esecutive all’interno del condominio in quanto si occupa di amministrare e gestire i beni comuni e di dare esecuzione alle delibere dell’assemblea condominiale.

Si può scegliere l’amministratore di condominio eleggendolo tra i vari proprietari, ma spesso questo non è possibile per mancanza di tempo, volontà o competenze degli stessi. La scelta di un amministratore condominiale esterno è sempre la più consigliata, per assicurarsi un servizio strutturato e completo, evitando così eventuali imprevisti.

L’amministratore di condominio è molto più di un manager: coordina studi articolati e complessi, amministra soldi, gestisce crisi e difficoltà di varia natura e vari livelli come i danni conseguenti a terremoti, alluvioni, pandemia. Deve svolgere questo lavoro con passione e con preparazione perché quando le cose si fanno complicate un amministratore esperto e professionale fa davvero la differenza.

E a fare la differenza sono sempre la formazione, la capacità di fornire soluzioni veloci a problemi complessi, la capacità di conoscere temi diversi, la passione nell’essere aperto a migliorare ogni giorno in molteplici ambiti.